Apa
Pengertian Persidangan?
Sidang
merupakan forum formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam
upaya menghasilkan keputusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan dan
aturan-aturan yang jelas. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh
elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan ini sifatnya
final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun tidak setuju, hadir atau
tidak hadir dalam persidangan.
Unsur-unsur
persidangan:
- Presidium sidang
- Presidium sidang
dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh
Panitia Pengarah (Steering Committee).
- Presidium Sidang
bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti aturan yang
disepakati bersama.
- Presidium Sidang
berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.
- Peserta sidang
- Peserta sidang
ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah di sepakati
- Peserta sidang
biasanya tediri dari peserta aktif, pasif dan peninjau
- Hak dan kewajiban
peserta:
i.
Hak Peserta Penuh
1.
Hak Bicara, yaitu hak untuk bertanya,
mengeluarkan pendapat, mengajukan usulan kepada
pimpinan sidang, baik secara lisan maupun secara tulisan.
2.
Hak Suara, yaitu hak untuk ikut ambil
bagian dalam pengambilan keputusan.
3.
Hak Memilih, yaitu hak untuk menentukan
pilihan dalam proses pemilihan.
4.
Hak Dipilih, yaitu hak untuk dipilih dalam
proses pemilihan
ii.
Hak Peserta Peninjau.
1.
Hak yang dimiliki oleh peserta peninjau
hanyalah hak bicara
iii.
Kewajiban peserta penuh dan peninjau
1.
Menaati tata tertib
persidangan/permusyawaratan.
2.
Menjaga ketenangan persidangan.
3.
Berpartisipasi dalam mencari penyelesaian
permasalahan yang di bicarakan dan ikut serta ikut menyumbang buah fikiran yang
positif dan bermanfaat
- Notulen sidang
- Notulen sidang
bertugas untuk mencatat segala sesuatu yang terjadi pada rapat.
- Notulen sidang dipilih
dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia
Pengarah (Steering Committee).
Tata
Tertib
Tata
tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat sidang
dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dalam
masyarakat.
Sanksi
Peserta
yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib
persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran dan usulan
peserta
Istilah-istilah
dalam Persidangan
1.
Pending, yaitu menghentikan sidang sejenak
dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.
2.
Skorsing, yaitu menghentikan sidang
sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan
antarpeserta sidang yang berseteru.
3.
Lobying, yaitu proses diskusi antarpeserta
sidang di luar pengaturan pimpinan sidang.
4.
Pencerahan, yaitu upaya peserta sidang
untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
5.
Voting, yaitu proses pengambilan keputusan
berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
6.
Deadlock, adalah kondisi dimana musyawarah
tidak menemukan kata sepakat.
7.
Walkout, yaitu saat dimana peserta sidang
keluar ruangan dengan alasan tidak menyetujui keputusan sidang.
8.
Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang
dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
9.
Interupsi, yaitu memotong pembicaraan
orang lain.
Macam-Macam Interupsi (Interruption)
- Interruption Point of Order
- Dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya pesidangan. (jika pembahasan melebar atau tidak konsisten).
- Interruption Point of Clarification
- Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi, agar tidak terjadi pendangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
- Interruption Point of Information
- Dilakukan untuk menyampaiakan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya teknis.
- Interruption Point of Personal Privilege
- Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu diluar substansi permasalahan.
- Interruption of Explanation
- Dilakukan untuk menjelaskan suatu pernyataan agar tidak ditanggapi keliru.
Pelaksanaan Interupsi
- Interupsi dilaksanakan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah minta izin dari presidium sidang.
- Interupsi di atas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
10.
Prosidang, yaitu hasil ketetapan
sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis).
11.
Konsideran, yaitu proses menimbang dalam
menetapkan putusan sidang.
12.
PK/Peninjauan Kemballi, yaitu me-review keputusan
yang telah disepakati untuk melakukan perbaikan atau perubahan.
13.
Opsi, yaitu usulan/pendapat yang
dikemukakan oleh peserta sidang untuk mendapatkan suatu keputusan.
14.
Afirmasi, adalah pendapat yang di
sampaikan oleh peserta sidang untuk memperkuat pendapat yang telah di kemukakan
sebelumnya.
15.
Rasionalisai, adalah argumentasi yang
dilontarkan oleh peserta untuk memberikan penjelasan logis terhadap
pendapatnya.
Aturan
Ketuk Palu
Ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan penggunaan palu sidang berkaitan dengan
jumlah ketukannya.
1.
Satu Kali Ketukan
a.
Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang;
b.
Mengesahkan keputusan poin perpoin
(keputusan sementara);
c.
Menskorsing dan mencabut kembali skorsing
yang waktunya tidak terlalu lama, sehingga peserta tidak perlu meninggalkan
tempat sidang;
d.
Mencabut kembali/membatalkan ketukan
terdahulu yang dianggap keliru.
e.
Memberi peringatan kepada peserta sidang.
2.
Dua Kali Ketukan
a.
Menskorsing atau mencabut kembali skorsing
dalam waktu yang cukup lama, misalnya untuk lobbying, istrahat dan sebagainya
yang waktunya 2 x 15 menit, dan sebagainya
3.
Tiga Kali Ketukan
a.
Membuka atau menutup sidang secara resmi
b.
Mengesahkan putusan final atau akhir
sidang.
4.
Ketukan Berulang-ulang
a.
Menenangkan peserta sidang atau forum.
Jenis-Jenis
Sidang
Ada
beberapa jenis persidangan yang dikenal dalam setiap organisasi, yaitu:
- Sidang Pleno
- Sidang pleno
diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau;
- Sidang Pleno
dipimpin oleh Presidium Sidang;
- Sidang Pleno
membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi
itu.
- Sidang Komisi
- Sidang Komisi
diikuti oleh anggota masing-masing komisi;
- Anggota
masing-masing komisi adalah peserta penuh dan atau peserta peninjau yang
ditentukan oleh Sidang Pleno;
- Sidang Komisi
dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu oleh Sekretaris Sidang Komisi;
- Pimpinan Sidang
Komisi dipilih dari dan oleh anggota komisi dalam komisi tersebut;
- Sidang Komisi
membahas materi-materi yang menjadi tugas dari komisi yang bersangkutan.
Alat
–alat persidangan
- Palu Sidang
- Pengeras Suara
- LCD Proyektor
Apabila
dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan
jalannya persidangan, maka panitia pengarah (SC) diberikan wewenang untuk
mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan/atau
Peserta Sidang.
M.
Farih Fauzi, Wakil Ketua 3 PC PMII Kab.Malang 2015-2016
